La norme SESAM-Vitale doit vous permettre d'obtenir, en moyenne, des paiements sous 4-5 jours ouvrés, lorsque vous sécurisez bien les factures avec la carte Vitale. Mais il n'y a rien de garanti. Cela peut être plus long lors des premiers envois à un organisme, le temps que le circuit de paramétrage se forme ou pour les factures sans carte Vitale.

 

 

Assurance Maladie / Envoi et Suivi SV

L'ouverture se fait :

• soit dans l'onglet "Factures desynchro à valider", qui est la première étape à ne pas oublier, si vous avez des CPE sans habilitation à signer les lots ou si vous avez eu un souci de connexion avec la CPS au moment de la sécurisation avec la carte vitale. La CPS est alors requise pour signer les lots (cocher et valider).
  Voir : Facture desynchro à valider dans les envois SV (mode SESAM-Vitale)
  
  
• Soit dans la "Liste des factures et PJ à télétransmettre". Ce sont toutes les factures sécurisées en attente de télétransmission, avec leurs pièces justificatives SCOR.
  
  
• Soit dans le dernier onglet "A traiter" si vous avez reçu un ARL négatif ou un message de service et qu'une action de votre part est recquise.
  Un ARL négatif est reçu, par exemple, lorsque le lot n'est, techniquement, pas conforme (indépendemment du contenu des factures).
  Voir : Lots à traiter dans les envois SV
   

 

Liste des factures et PJ à télétransmettre

 

Fonctions / Télétransmission => le code porteur est demandé à l'écran

Cette fonction met en lots puis en fichiers puis télétransmet à la (ou les) organisme(s) destinataire(s).

 

La facture passe alors dans le Suivi des factures émises, sous-onglet "TP" si le tiers-payant a été fait, "Hors TP" sinon.

Le bouton "Rechercher" permet d'afficher les factures selon les critères disponibles (date, n° de lot, de FSE, type FSE ou DRE, l'état de la facture et le mode de sécurisation) :

Les RSP non rapprochés sont expliqués dans cette FAQ.

Nous distinguons à présent, avec les nouvelles normes de RSP 580 qu'envoient les caisses d'assurance maladie après notre agrément de 2020 :

1. L'état de la facture, qui peut être
    
   1. Si tout va bien :
      
      1. En cours
      2. Payé
      3. Pointé (si vous la pointez ou que vous avez activé le pointage automatique)
          
   2. Si un problème survient :
      
      • Rejeté
      • En anomalie
      • Part AMC annulée
         
2. L'état technique de la facture :
    
   1. Expédié
   2. ARL+
   3. RSP
       
      Voir aussi : Etats des lots et factures en Sesam-Vitale

 

Cliquer sur une ligne pour voir s'afficher le "Détail Facture" :

Ici, il s'agit d'une FSE seule qui contient deux parts AMO et AMC (donc une gestion unique), dans le cadre d'une CMU. Les deux parts sont payées et l'onglet "Paiement" affiche les informations sur la même ligne.

 

Chaque part télétransmise (AMO et AMC) peut recevoir un état différent.

Les états pour les parts AMO et AMC sont :

1. En attente d'un RSP
    
2. Si tout va bien ensuite :
   
   1. Payé
   2. Pointé (si vous la pointez ouque vous avez activé le pointage automatique)
       
3. Si un problème survient :
   
   1. Différé = le motif du différé sera affiché dans l'onglet "Différé". Ce sont des factures mises en attente avant traitement au niveau de la caisse. Un autre RSP (de paiement ou de rejet) sera ensuite retourné par la caisse. 
   2. Rejeté = le libellé du rejet sera affiché dans l'onglet "Rejet". Il faudra recycler la facture.
   3. En anomalie = si le montant payé est différent du montant attendu
   4. Part AMC annulée = si une DRE d'annulation a été demandée. Voir la procédure ici.

 

Cliquer sur Actualiser régulièrement afin de mettre à jour l'état des factures

 

 

Etat En cours ou En attente d'un RSP

 

Si la facture reçoit l'état technique "ARL positif (ARL+)" cela signifie que l'organisme destinataire a bien reçu le fichier. Valable uniquement pour le mode de sécurisation "SESAM-VITALE".

En "DEGRADE", il est possible de recevoir l'état "Acquitté", dans les 48h suivant la télétransmission et un "RSP" ensuite, ou directement le "RSP".

ARL positif : Accusé de Réception Logique indiquant que le fichier est conforme et va être traité (mais ne signifiant pas forcément qu'il va être payé. Seul le RSP permet de le savoir).

 

Seule la réception d’un ARL positif vous décharge de votre responsabilité de vérification du traitement d’un lot.

Tous les autres cas, réception de message de service négatif ou absence de réception d’un ARL positif (comme ACQUITTE), doivent être pris en charge.

Les lots en ARL négatif apparaissent alors dans l'onglet "A traiter". 
Voir : Etats des lots et factures en Sesam-Vitale

L'ARL+ est généralement le dernier état d'un lot envoyé sans tiers-payant ("Hors TP" ou "HTP"). En théorie, certaines caisses peuvent envoyer des RSP mais nous n'en avons pas eu connaissance dans la pratique. Vous ne pouvez donc, en général, pas savoir quand votre client sera remboursé. Les lots en HTP qui ont reçu un ARL+ se classent dans l'onglet "Hors TP".

 

Pour imprimer le bordereau à envoyer à votre CPAM, avec les ordonnances, récapitulant vos envois sur une période, voir :
Impression du bordereau récapitulatif des factures

Ce bordereau n'est plus nécessaire avec SCOR, sauf si, exceptionnellement, le mode de secours "collecte papier" devait être utilisé.
Voir : SCOR : Joindre un document et le télétransmettre

 

 

Etat Payé

 

L'état général de la facture passe à "Payé" lorsque les deux parts télétransmises dans la facture ont reçu un RSP de paiement.

RSP : Rejet, Signalement, Paiement. C'est le retour de traitement de la facture. Il vous informe du paiement, ou du rejet, ou vous signale simplement un traitement n'étant pas un rejet.

  

Ici, il s'agit d'une FSE et d'une DRE (gestion séparée) et les deux RSP de paiement sont arrivés séparément : il y a deux lignes dans l'onglet "Paiement", une pour chaque part.

Si vous avez activé le pointage automatique, l'état "Payé" en vert passe directement à l'état "Pointé" en jaune. Les paiements dans le détail restent visibles.

 

Etat "Rejeté"

 

Dès qu'une des parts AMO ou AMC est rejetée, l'état général de la facture est rejeté :

 

Cliquer sur l'onglet "Rejet" pour voir le libellé du rejet :

Il faut alors recycler le dossier via la procédure expliquée ci-dessous. Si cela ne concerne que la DRE, vous ne pourrez refaire que la DRE seule.

voir : Re-télétransmettre un dossier suite à un rejet en Sesam-Vitale (recycler)

 

Régularisations

 

Il peut aussi y avoir des régularisations avec des sommes retenues ou payées, suite à plusieurs traitements sur plusieurs jours :

Exemple 1 :

 
Exemple 2 :

 

 

Opérations ponctuelles

 

Des retenues ponctuelles peuvent vous être envoyées. Elles apparaissent dans l'onglet "Opérations ponctuelles".

Voir : Envoi et Suivi SV : Les opérations ponctuelles

 

 

 Si, exceptionnellement, vous ne recevez pas de RSP, mais que l'organisme vous paye quand même, le pointage reste possible en manuel

• via le menu de gauche "Pointer"
   
  
   
  ou via le bouton de droite sur la ligne des parts AMO ou AMC dans le "Détail facture" :
   
  
   
• via l'Accueil, Assurance Maladie / Pointage manuel.
   
  

 Si vous ne recevez pas de RSP mais que l'organisme vous dit de réenvoyer, il faut normalement envoyer le duplicata papier de la feuille de soin.
La procédure de recyclage indiquée plus haut ne sert qu'aux rejets.

 

Conservation

 

Les lots émis, quelque soit leur état, doivent être conservés 90 jours minimum. C'est la raison pour laquelle, la date affichée, en haut à gauche ("A partir du"), revient 3 mois en arrière : Vous voyez ainsi toujours, les 90 derniers jours de lots envoyés.
Il n'y a pas d'archivage dans Ivoirnet. Si vous devez consulter des lots envoyés avant cette période de 90 jours, vous pouvez changer la date :

 

 

Voir aussi :

Etats des lots et factures en Sesam-Vitale

Comment chercher un ancien lot en SESAM-Vitale ?