FAQs - Ivoirnet

Voir le résumé en bas de page.

Les étapes dans le dossier, décrites ici, servent à facturer le dossier en mode de sécurisation SESAM-VITALE ou DEGRADE. La télétransmission en elle-même s'effectue dans un autre module (Assurance Maladie / Suivi et Envoi SV).

Le devis est proposé par défaut à la création d'un nouveau dossier, conformément à l'arrêté du 23 juillet 1996 relatif à l'information du consommateur sur les produits d'optique médicale.

Choisir le type d'équipement : optique ou lentille ou audioprothèse (pour ceux qui ont l'option). L'équipement comptoir, ne comportant pas de produit remboursable par l'assurance maladie, ne pourra pas prétendre à facturation en mode sécurisé.

Une fois l'onglet de l'équipement choisi ouvert, remplir les informations nécessaires à la facturation sécurisée :

Cocher "Télétrans. AMO/AMC" pour facturer la part AMO, ou AMC ou les deux.
Le paramètre n° 337 permet d'activer cette case par défaut dans le dossier si un lecteur est détecté sur le poste de travail.
L'onglet "Récapitulatif" change suite à l'activation de ce mode.
Une lecture de la CPS est faite à cet instant, au cas où elle n'aurait pas été faite avant, ou en cas de duplication d'un dossier précédent. Le code de la CPS peut donc s'afficher, en attente de saisie, à cet instant.
Saisir le prescripteur avec sa date de prescription
Saisir les informations de la prestation (corrections et articles)
Voir : Créer des articles en stock
Concernant les articles offerts ou gratuits, les forfaits ne faisant pas l'objet d'une prise en charge, les étuis et autres articles sans LPP, ils doivent être indiqués dans les équipements autres que le 100% Santé. Dans ces équipements "autres" ou paniers B, vous pouvez, soit les ajouter à la suite, car ils ne sont pas télétransmis, soit les séparer, en ajoutant un équipement, dont la case "Télétrans. AMO/AMC" ne sera pas cochée, soit encore dans une nouvelle facture, qui ne sera pas à télétransmettre (donc sans "Télétrans AMO/AMC" cochée).
Ouvrir l'onglet "Récapitulatif" et vérifier le mode de sécurisation

Voir : Les modes de sécurisation
Vérifier la pièce justificative AMO
1. Si ADR a été appelé, elle doit être sur "Les droits ont été récupérés sur ADR"
  1. Exemple avec une carte Vitale :
  2. Exemple sans carte Vitale :
2. Si la carte Vitale a été lue sans ADR, elle doit être sur "L'assuré a présenté sa carte vitale".
3. Si le mode de sécurisation est le mode DEGRADE et qu'ADR ne fonctionne pas, voir : Facturer en mode DEGRADE sans ADR en SV
4. Si l'appli carte Vitale a été lue dans la fiche Client, elle doit être sur "Application carte Vitale"
  
  ADR est la source des droits avec l'appli carte Vitale mais il fallait distinguer la situation avec une pièce justificative à part.
Vérifier la nature d'assurance
1. Maladie par défaut. C'est le risque commun en optique. Ne modifier que si l'assuré est dans les autres situations ci-dessous.
2. Maternité : la date de début de grossesse sera demandée (avant la naissance), sinon la date de naissance.
3. Accident du travail : le feuillet AT (Accident du Travail) sera à présenter par le client et vous devrez cocher la case "Feuillet AT".
  Les autres informations seront reprises de la carte Vitale. Il est indispensable qu'elle soit à jour pour facturer un accident du travail.
4. SMG : le montant pris en charge au titre des Soins Médicaux Gratuits vous sera demandé.
  Voir : Bénéficiaires des SMG (Soins Médicaux Gratuits)
Par défaut, "Accident de droit commun" est sur "Non".
Si la prescription de lunette ou lentille est due à un accident de la vie privée, modifier pour "Oui". Une date d'accident sera alors demandée.
Victime d'attentat : uniquement si le client vous a présenté une attestation de victime d'attentat. Tout est pris en charge et se calcule automatiquement. Voir :
Gérer les Victimes d'attentat en SESAM-Vitale
L'onglet "AMC" ne sert qu'en cas de facturation AMC avec télétransmission de la part complémentaire (avec tiers-payant et, pour certaines conventions, sans tiers-payant = "HTP ou Hors Tiers-Payant").
Voir : Créer un dossier en facturation ou tiers-payant AMC en Sesam-Vitale
Quel mode de remboursement ?
1. Tiers-payant AMO (TP AMO) :
  - Coché : l'opticien avance les frais. Le remboursement sera fait à l'opticien dans les 5 jours suivant la réception de l'ARL positif après télétransmission (cf Convention Nationale Opticiens, paragraphe 3 de l'article 34).
    Depuis l'agrément 2020, dans le cadre de l'avenant 10 "Tiers-payant généralisé", cette case est activée par défaut dans la plupart des cas, mais décochable, normalement à la demande du client.
  - Non coché : le remboursement de la part obligatoire sera fait à l'assuré directement, on parle de HTP AMO (hors tiers-payant sur la part obligatoire).
    Vous ferez la télétransmission et le client n'aura pas de papier à envoyer car c'est vous qui les enverrez, soit numériquement avec SCOR, soit par papier sans SCOR.
2. Facturation AMC :
  - Non coché : il n'y a pas de part complémentaire facturée en mode sécurisée. Mais elle peut être ajoutée, pour une facturation papier ou en ligne sur le site de la mutuelle, via l'onglet "Amc hors SV".
  - Coché : une part complémentaire sera ajoutée à la facturation SV.
    Une colonne "Montant AMC" apparaît dans le Récapitulatif, afin d'y saisir les montants propre à ce mode.
3. Tiers-payant AMC (TP AMC) :
  - Non coché : le remboursement de la part complémentaire sera fait à l'assuré, on parle de HTP AMC (hors tiers-payant sur la part complémentaire) mais pas toujours possible. Dépend de la convention.
  - Coché : à l'opticien. Délais de paiement à voir dans les conventions.
Cliquer sur le bouton "Vérifier les droits"
Le calcul des montants, selon la situation du bénéficiaire remontée, soit de la carte Vitale, soit d'ADR, est alors effectué puis affiché à l'écran au niveau des lignes de prestation.
Si une exonération existe, vous la verrez en cliquant sur l'entête de colonne "LPP Fournisseur +", colonne "Code ETM" (Exonération du Ticket Modérateur)

Les droits doivent être vérifiés afin de pouvoir imprimer le devis normalisé ou une demande de prise en charge correcte (avec les bons taux et remboursements de la part obligatoire). Si la carte Vitale est absente, ADR retournera les droits à jour.
Lors de la livraison, si le client revient avec sa carte Vitale, la sécurisation de la facture se fera en mode SESAM-Vitale et il n'y aura que l'ordonnance SCOR à ajouter. Si le client revient sans sa carte, la sécurisation se fera en mode DEGRADE et ADR sera appelé. Il faudra ajouter la Feuille de soin SCOR.

Accepter le devis

Fiche Client :

Le jour où vous décidez d'accepter le devis, si le client n'est pas présent, ADR est le support de droit. Il faut Consulter les droits en fiche Client avant d'accéder au dossier car ADR ne retourne des droits que pour le jour même (et jusqu'à un an en arrière).
Si le client est présent et qu'il a sa carte Vitale ou vous présente son appli carte Vitale, privilégiez toujours ces supports. Les relire en fiche Client avant d'accéder au dossier.

Dans le dossier :

En cliquant sur le bouton "Acceptation devis" au bas de l'onglet "Récapitulatif", tout le dossier passe à l'état "Accord client". Les informations par défaut ont été reprises (si vous avez ajouté des informations AMC ou modifier la situation de l'assuré, il faut recommencer sur l'accord client).

Cliquer sur le bouton "Sécurisation du dossier" pour livrer
Cela facture et livre automatiquement le dossier dans Ivoirnet. Un message de confirmation est tout d'abord affiché afin d'éviter de facturer par erreur.
Une nouvelle étape de "Sécurisation" apparaît dans l'historique de l'évolution de la vente.
Cliquer sur "Vérif. des droits" si vous ne livrez pas encore, pour éditer ou faire signer le devis normalisé, et pour avoir le bon taux pour réaliser la demande de prise en charge de la part complémentaire. Vous aurez le taux d'exonération, soit avec la carte Vitale dans le lecteur, soit avec ADR.
Si la carte Vitale n'est plus présente, et qu'ADR retourne une erreur bloquante, vous pouvez le faire en mode "DEGRADE" mais vous devrez indiquer vous-même les informations d'exonération, ce qui présente un risque d'erreur important au niveau des demandes de prise en charge à la complémentaire et crée de nombreux rejets.
Voir : Facturer en mode DEGRADE en SESAM-Vitale
Si les droits sont ouverts et les informations suffisantes, aucun message d'alerte n'apparaîtra et la fenêtre de vérification de la facturation SV s'affichera, afin de la signer (bouton "Signer" en bas).
C'est cette signature qui sécurise le dossier à la norme SV et remplace la signature sur feuille de soin papier.

Si le processus est annulé à cette étape, le dossier reste facturé dans iVoirNet mais n'est pas sécurisé donc non télétransmissible. Il est possible de recommencer la sécurisation ultérieurement, après avoir modifié les informations si nécessaire. Attention à la présence de la carte Vitale si le dossier doit être sécurisé ultérieurement. Il faudra peut-être passer en mode DEGRADE, sauf si le client vous laisse sa carte Vitale temporairement.
Une fois sécurisé, le dossier affiche l'évènement "Sécurisation" et il n'est plus modifiable.
Voir : Les étapes de la création d'un dossier
La facture client peut être imprimée ou dématérialisée, en l'envoyant simplement par email, une fois le dossier facturé.
Sans SCOR, le "Récapitulatif FSE sur ordonnance" est à imprimer au dos de l'ordonnance :

A noter, qu'en mode de sécurisation SESAM-VITALE, un duplicata de la feuille de soin reste imprimable, si le client ou la caisse de sécurité sociale le demande, avec la mention "DUPLICATA".

En résumé

si la carte Vitale est dans le lecteur, vous l'avez lue dans la fiche Client et vous faites le TP AMO, vous n'avez besoin que de 1 ou 2 clics (selon que vous faites le TP AMO ou pas), vous vérifiez les droits ou sécurisez directement la facture :
Si ADR est appelé, que la carte Vitale soit dans le lecteur ou pas, vous devrez vérifier les droits au niveau du devis, mais également avant de sécuriser. Un message vous demandera de le faire si vous ne l'avez pas fait.
Voir : ADR : A quoi ça sert et fonctionnement du service